Τι είναι η μηχανογραφημένη λογιστική; (Ορισμός)
Μηχανογράφηση η μηχανογραφημένη λογιστική καλείται η οργάνωση ενος λογιστικού γραφείου με την χρήση υπολογιστή και εξειδικευμένων προγραμμάτων λογιστικής για την επεξεργασία, ανάγνωση, σύγκριση, ενημέρωση, πληροφοριών και την σωστή και εύχρηστη απεικόνιση των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας σε μια οθόνη υπολογιστή. Η δραστηριότητα μιας εταιρείας, ενός οργανισμού, μιας επιχείρησης αποτελείται από τα γεγονότα των οποίων η καταγραφή μας δίνει πρωτογενείς πληροφορίες. Εξαιτίας της συνεχούς αυξήσης του όγκου των εργασιών και τις αλληλοσυνδέσεις των δραστηριοτήτων, υπάρχει αύξηση πρωτογενών πληροφοριών αρα και δυσκολία παρακολούθησης όλων αυτών των καταιγιστικών πληροφοριών, Δηλαδή δημιουργείται η ανάγκη για την γρήγορη και σωστή επεξεργασία πληροφοριών ώστε να
παρέχονται έγκαιρα και με το μικρότερο κόστος σε όσους είναι απαραίτητες. Αυτή την ανάγκη ήρθε και κάλυψε η μηχανογράφηση. απο αυτή τη σημαντική ανάγκη γεννήθηκε η μηχανογράφηση.
Μικρή ιστορική αναδρομή στην μηχανογραφημένη λογιστική
Η ανάπτυξη της λογιστικής ξεκινάει με την οικονομική άνθηση και ακμή των σημαντικών ιταλικών και φλαμανδικών πόλεων και την ανάπτυξη του διεθνούς εμπορίου. Τότε αρχίζει η δημιουργία της λογιστικής θεωρίας και εμφανίζονται οι πρώτοι λογιστικοί κανόνες και γίνονται οι ανάλογες λογιστικές εγγραφές. Η επινόηση της διπλογραφικής μεθόδου βοήθησε στην συστηματική κατατάξη των οικονομικών γεγονότων και υπολογισμού του αποτελέσματος της δραστηριότητας.
Στα μέσα του 14ου αιώνα καταγράφονται οι αρχές τις διπλογραφικής μεθόδου και οι βασικοί λογιστικοί κανόνες. Τα στοιχεία αυτής της περιόδου είναι ότι:
Α Οι εγγραφές των λογιστικών βιβλίων δεν αφορούσαν μόνο τις συναλλαγές που σχετίζονταν με την επιχείρηση, αλλά περιελάμβαναν και συναλλαγές σχετικές με την εξωεπιχειρησιακή περιουσία του επιχειρηματία, αυτό που σήμερα οι λογιστές λένε ταύτιση μεταξύτ των δραστηριοτήτων του επιχειρηματία και της επιχείρησης.
Β. Δεν εφαρμοζόταν η τουλάχιστον δεν ξέρουμε να είχαν τήρηση λογαριασμών λόγω της ανυπαρξίας κοινού νομίσματος που να χρησιμοποιείται ως κοινό μέσο ανταλλαγής.
Γ. Βαρύτητα διδόταν στο τεχνικό μέρος της λογιστικής και λιγότερο στην προσπάθεια δημιουργίας θεωρίας και ενός συνόλου αρχών γενικής εφαρμογής. Επόμενο βήμα αποτέλεσε η δημοσίευση του έργου που πρότεινε την
χρησιμοποίηση πέντε βασικών λογαριασμών:
- ταμείο
- εμπορεύματα
- γραμμάτια εισπρακτέα και πληρωτέα
- κέρδη
- ζημιές
Οι αποκαούμενες υλιστικές σχολές δε κστοπινούς χρόνους ασχολήθηκαν με την ανάπτυξη του μηχανισμού αυξομείωσης των περιουσιακών στοιχείων σε συσχέτιση προς τους λογαριασμούς αποτελεσμάτων και την διάκριση των λογαριασμών’, βάση της σχέσης της επιχειρηματικής κυκλοφορίας:
Ακαθάριστα έσοδα – Δαπάνες εκμετάλλευσης = Αποτέλεσμα περιόδου
Λογιστικά φύλλα Spreadsheets και μηχανογραφημένη λογιστική
Τα λογιστικά φύλλα (spreadsheets) αρχικά σχεδιάστηκαν, για να διευκολύνουν τις λογιστικές πράξεις σε πίνακες με αριθμητικά δεδομένα. Με το πέρασμα των χρόνων τα λογιστικά φύλλα εξελίχθηκαν όπου σήμερα επιτρέπουν τον αποτελεσματικό χειρισμό πινάκων με κάθε είδους δεδομένα. Το πρώτο λογιστικό φύλλο ονομαζόταν Visi-Calc και σχεδιάστηκε στις αρχές της δεκαετίας του 1970 από τους Dan Bricklin και Bob Frankston για τον υπολογιστή Apple II.
Το Excel παρουσιάστηκε από τη Microsoft για πρώτη φορά το 1985 για τους υπολογιστές Macintosh. Το Νοέμβριο του 1987 παρουσιάστηκε η πρώτη έκδοση του Excel για τα Windows. Η μεγάλη δημοτικότητα των Windows βοήθησε στη διάδοση του Excel, όπου σήμερα είναι το πιο δημοφιλές πρόγραμμα λογιστικών φύλλων για τα Windows.
Στις αρχές του 20ου αιώνα η λογιστική επιστήμη εξελίχθηκε σημαντικά με τηνεμφάνιση της Επιστημονικής Διοίκησης των Οργανισμών και την διάδοση των αρχώντης. Η εφαρμογή των αρχών της επιστημονικής διοίκησης στηριζόταν στην ύπαρξη οργανωμένου λογιστηρίου. Η ανάγκη για αξιόπιστες και ομοιογενείς οικονομικέςπληροφορίες, προκειμένου να επιτευχθούν οι αντικειμενικοί σκοποί, οδήγησε σεπληρέστερη και
συστηματική οργάνωση της λογιστικής επιστήμης. Τα λογιστήρια λειτουργούσαν με την μορφή πολλών υπαλλήλων που έγραφαν και καταχωρούσαν τα παραστατικά και τις εγγραφές στο χέρι με την χρήση τεραστίων βιβλίων και αριθμομηχανών. Βασικό στοιχείο αποτελούσαν οι άνθρωποι, οι οποίοι από τα χέριατους περνούσε η λογιστική τέχνη. Οι εργαζόμενοι έχαναν τον χρόνο τους στο συνεχές γράψιμο και στην ενημέρωση των
καταστάσεων, αλλά και στον υπολογισμό συνόλωνγια να τα μεταφέρουν σε άλλα βιβλία, σε άλλες καταστάσεις κ.ο.κ. Είναι σίγουρο πως η εργασία αυτή σε σύγκριση με τα σημερινά δεδομένα και κοιτώντας τα από την απόσταση του χρόνου, ήταν κάτι αντιπαραγωγικό, αλλά επιδρούσε ανασταλτικά για την απόδοση των εργαζομένων.
Μέσα από το πέρασμα των χρόνων, τα στοιχεία ανάπτυξης της προόδου στην επιστήμη της λογιστικής είναι:
- Η ανάπτυξη και η εξάπλωση του θεσμού της ανώνυμης εταιρίας, ως μέσου
άντλησης κεφαλαίων. - Η ανάπτυξη των βιομηχανικών επιχειρήσεων.
- Η αύξηση της παραγωγικότητας και η μείωση του κόστους παραγωγής.
- Η συστηματοποίηση της φορολογίας εισοδήματος.
- Η επέκταση και η νομοθετική κατοχύρωση του θεσμού του εξωτερικού ορκωτού ελεγκτή.
- Η ανάπτυξη των χρηματιστηριακών συναλλαγών σε τίτλους ανώνυμης εταιρίας.
- Η δημοσίευση οικονομικών στοιχείων σε τακτική και επαναλαμβανόμενη βάση, ώστε να υπάρχει επαρκής πληροφόρηση του επενδυτικού κοινού.
Η λογιστική χρησιμοποιεί διάφορους μεθόδους για την παρατήρηση των οικονομικών φαινομένων. Ο φυσικός χώρος που διατίθεται από την επιχείρηση για να γίνουν όλες αυτές οι διεργασίες, είναι το λογιστήριο. Αυτός ο οικονομικός τομέας μιας επιχείρησης, ασχολείται με όλα τα στοιχεία που αφορούν την επιχείρηση, μετατρέποντάς τα αυτά σε οικονομικά στοιχεία. Η λογιστική των λογαριασμών αναπτύσσεται μέσα στον χώρο του λογιστηρίου με τους
- · Ο προσδιορισμός της Περιουσιακής κατάστασης.
- · Η παρακολούθηση των οικονομικών σχέσεων.
- · Ανάλυση Αποτελεσμάτων.
- · Έλεγχος.
Γιατι είναι απαραίτητη η γνώση του χειρόγραφου συστήματος
Διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο και τη μηχανογράφηση
Συμπερασματικά, οι κυριότερες διαφορές ανάμεσα στο μηχανογραφημένο λογιστήριο σε σχέση με το χειρόγραφο συνοψίζονται στην μείωση του απαιτούμενου χρόνου των εργασιών,
στην αποφυγή λαθών, καθώς επίσης και στην αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης. Σήμερα όμως έχει παρατηρηθεί το εξής. Να μην κατανοούν οι σημερινοί λογιστές οτι η μηχανογραφημένη λογιστική είναι ενα πρόγραμμα και δεν μας μαθαίνει κάτι αλλά μας εξυπηρετεί, μας δίνει ταχύτητα, ακρίβεια και αυτοματισμούς. Οι σημερινοί λογιστές είναι απαραίτητο να κατανοήσουν την ουσία αυτής της αυτοματοποίησης και για να την καταλάβουν πρέπει να γνωρίζουν το χειρόγραφο σύστημα στην εντέλεια του και ολες τις πράξεις που βγάζουν ενα λογιστικό αποτέλεσμα που μας προβάλει ενα λάθος. Υπάρχουν εκατονταδες περιπτώσεις οπου ενα bug, ενα σφάλμα δηλαδή στο πρόγραμμα που εφτιαξαν οι προγραμματιστές σε μια αναβάθμιση ενος προγράμματος λογιστικής εδινε λανθασμένα αποτελέσματα σε δεκάδες ισολογισμούς και προξένησε σημαντικά προβλήματα σε χρόνο και κυρίως χρήμα. Αφου λόγω ‘πίστης’ οτι το προγραμμα δεν κάνει λάθη συνεχίστηκε το πρόβλημα για μήνες…Πηγή :Τσαντζαλής σεμινάρια λογιστικής
